Istnieją 3 podstawowe drogi, aby założyć profil zaufany na firmę – za pośrednictwem usług bankowości internetowej, z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub potwierdzenie internetowego wniosku podczas wizyty w urzędzie. Podstawowe zalety to szybkie załatwianie spraw urzędowych, które powtarzają się cyklicznie. Przedsiębiorcy wskazują głównie na kwestie związane z CEIDG i ZUS-em. Katalog czynności wykonywanych w ePUAP jest niezwykle rozbudowany. Niektóre z nich da się załatwić przez internet, ale inną usługą. Najlepszy przykład to wysyłanie i potwierdzanie deklaracji PIT i VAT.
Profil zaufany na firmę – JDG oraz spółki
Podczas prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej często dochodzi do zmian różnych danych. Firma przenosi się w nowe miejsce, ma inne numery telefonów, poszerza zakres swoich działań lub zaczyna się specjalizować, modyfikuje swoją nazwę i dokonuje rebrandingu. Wiele pozornie błahych zmian wymaga aktualizacji wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Bezpłatne założenie konta i aktywne korzystanie pozwalają dopełnić tych obowiązków bez wychodzenia z domu.
W przypadku spółek szczególnie istotne jest, aby do firmowego konta ePUAP zaprosić wszystkie osoby, które będą podpisywać pliki i dokumenty. Członkowie zarządu muszą mieć zatem swój osobisty profil zaufany. Samo zarejestrowanie w usłudze internetowej wymaga jedynie, by zrobiła to osoba upoważniona do działania w imieniu spółki. Nie ma konieczności, by robiła to osoba pełniąca obowiązku lub funkcję prezesa albo ktoś na innym, szczególnie ważnym czy decyzyjnym stanowisku. Posiadanie profilu zaufanego na firmę nie pozwala:
- zamknąć spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
- dokonywać zmian w KRS przez spółki niezarejestrowane przez internet.
Co daje profil i podpis zaufany? Narzędzia ePUAP dla firm, formularze ZUS
Profil i podpis zaufany na firmę dają przede wszystkim możliwość szybkiego, elektronicznego potwierdzania różnych pism czy plików w załączniku – to przekłada się na realną oszczędność czasu, pieniędzy, nerwów itd. Trzeba podkreślić, że proces zalogowania się do ePUAP i składania podpisu są całkowicie niezależne i odrębne. Mimo że przebiegają praktycznie identycznie – w obu przypadkach wymagana jest wielostopniowa autoryzacja, najczęściej za pomocą kodów przesyłanych w wiadomości SMS. Przypomnienie lub zresetowanie hasła konieczne może być wprowadzenie jeszcze numeru PESEL podanego przy rejestracji.
Aktywowanie profilu zaufanego pozwala również założyć firmę, wpisać ją do CEIDG i zarejestrować w ZUS-ie. Przedsiębiorcy, którzy korzystają z ePUAP, najczęściej z jego pomocą podpisują wszelkie pisma oraz wnioski do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – zgłaszanie pracowników do ubezpieczenia. Inne, ważne dla firm czynności to:
- przesyłanie i podpisanie JPK;
- uiszczanie opłat skarbowych lub wnioskowanie o odroczenie terminów płatności;
- rejestrowanie i wyrejestrowywanie pojazdów;
- zgłaszanie pełnomocników;
- wnioski o zezwolenia, koncesje, wpisu do rejestrów, wydawanie potrzebnych zaświadczeń.
Zakładanie profilu zaufanego na firmę bez wizyty w urzędzie
Po złożeniu internetowego wniosku przedsiębiorca ma kilka opcji. Aby uzyskać profil zaufany na firmę bez wizyty w urzędzie, należy:
- skorzystać z e-dowodu osobistego;
- podpisać wniosek kwalifikowanym podpisem elektronicznym (aktualnie zalecane oprogramowanie to PZ Signer);
- potwierdzenie tożsamości przez bankowość internetową:
- envelo (Poczta Polska),
- Alior Bank,
- Bank Pekao,
- Banki Spółdzielcze grupy BPS,
- Bank Spółdzielczy w Brodnicy,
- BNP Paribas,
- BOŚ Bank,
- Credit Agricole,
- ING,
- mBank,
- Millenium Bank,
- PKO BP (w tym Inteligo),
- Santander,
- Velo Bank.
Jeżeli masz konto w banku spoza listy, nie posiadasz e-dowodu, a elektroniczny podpis kwalifikowany jest dla twojej firmy zbyt kosztowny, nie objedzie się bez osobistej wyprawy do urzędu. Aczkolwiek wystarczy jedno spotkanie z urzędnikiem w punkcie potwierdzającym. Wtedy pozostaje wypełnić formularz na odpowiedniej podstronie w serwisach epuap.gov.pl lub pz.gov.pl, a następnie wybrać się w odpowiednim terminie do urzędu wojewódzkiego, skarbowego lub pocztowego z ważnym dokumentem tożsamości.
Zobacz także:
- Podpis Elektroniczny Definicja
- Epuap i elektroniczne składanie deklaracji vat-r zgromadzone na jednej karcie
- Bank Krajowy – Definicja i Rola w Gospodarce
- Certyfikat Kwalifikowany: Wszystko, co powinieneś wiedzieć
- Redyskonta Weksli
