Trzeba uwzględnić m.in. to, kto wynajmuje mieszkanie firmie, przeznaczenie lokalu określone w umowie najmu czy aktualne wytyczne podatkowe. Podmioty gospodarcze nie mają potrzeb mieszkalnych – wynajem mieszkania firmie może wymagać zgłoszenia zmiany przeznaczenia lokal. Najemca i wynajmujący (osoba fizyczna lub firma) mają szereg obowiązków i formalności do wypełnienia. Jeszcze inaczej wygląda sytuacja, gdy przedsiębiorca chce wynająć mieszkanie, by zakwaterować w nim pracowników – przez użyczenie lub odpłatnie. Pod kątem opodatkowania wynajem mieszkania na firmę może, ale nie w każdym przypadku będzie kosztem prowadzenia działalności. Czynsz, który można wrzucić w koszty, zależy od sposobu wykorzystania lokalu.
Wynajem mieszkania na firmę do prowadzenia działalności gospodarczej jako koszt uzyskania przychodu
Wzmianka o prowadzeniu biura, gabinetu, pracowni albo innego wykorzystania mieszkania na potrzeby firmy powinna znaleźć się w umowie najmu. Wynajmujący musi zgłosić zmianę przeznaczenia odpowiedniej powierzchni z uwagi na podwyższenie stawki podatku od nieruchomości. Z kolei spółka lub inny podmiot gospodarczy ma obowiązek umieszczenia nowego lub dodatkowego adresu wykonywania działalności w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Łącznie muszą zostać spełnione 4 warunki, by wynajem mieszkania na firmę pozwalał użytkować lokal dla potrzeb funkcjonowania podmiotu gospodarczego:
- tytuł prawny do mieszkania, czyli ważna umowa najmu;
- zgoda (od początku najmu lub aneks do umowy);
- zgłoszenie do CEIDG;
- zgłoszenie zmiany przeznaczenia części lub całości lokalu do urzędu gminy/miasta.
Wynajem mieszkania na firmę – podatek dochodowy PIT
Każdy wydatek, który prowadzi do osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, może być zakwalifikowany jako koszt podatkowy. Ustawa o podatku dochodowym wymienia w art. 23 szereg wyjątków – wynajmu mieszkania na firmę nie ma wśród nich. Obniżenie podstawy podatku PIT musi być też odpowiednio uzasadnione, nie wystarczy przedstawianie faktur czy rachunków ze stawki czynszu.
To przedsiębiorca musi wykazać związek pomiędzy swoimi przychodami a ponoszonymi kosztami – w tym przypadku opłatami uiszczanymi z tytułu umowy najmu. Trzeba przedstawić dokumenty lub inne dowody, które poświadczą prowadzenie działalności gospodarczej w wynajmowanym lokalu. Kosztem uzyskania przychodu będzie część czynszu proporcjonalna do wykorzystania mieszkania na potrzeby firmy, np. stosownie do powierzchni całości.
Wynajem mieszkania na firmę dla celów mieszkaniowych, na potrzeby pracowników – podatek VAT
Co w sytuacji, gdy całe mieszkanie będzie wykorzystywane zgodnie z pierwotnym przeznaczeniem lokalu? Tutaj najważniejszą kwestią dla przedsiębiorców i osób lub podmiotów wynajmujących wydaje się opodatkowanie usługi podatkiem od towarów i usług. Co do zasady zwolnienie z VAT przysługuje w zakresie wynajmu nieruchomości na cele mieszkalne. Muszą zostać spełnione wszystkie wymagane prawem przesłanki – zarówno obiektywne, jak i subiektywne. 3 podstawowe wymogi, które upoważniają do odliczenia VAT-u z wynajmu mieszkania na firmę, to:
- mieszkalny charakter wynajmowanego lokalu;
- mieszkalny cel najmu, dzierżawy;
- świadczenie usługi na własny rachunek.
Czasami podnajem wynajmowanego mieszkania traktowany jest jako krótkotrwałe zakwaterowanie, a nie cel mieszkaniowy. Mieszkalny charakter powinien cechować się trwałością. W przeciwnym wypadku najem przez pracowników byłby usługą podlegającą opodatkowaniu stawką VAT 8%. To samo dotyczy nieodpłatnego użyczenia. O tym, czy świadczenie usługi najmu lokalu realizuje cele osobiste pracownika, czy cele gospodarcze przedsiębiorstwa, decydują indywidualnie oceniane czynniki. W praktyce każdy wynajem mieszkania na firmę stanowi odrębny przypadek, który wymaga kompleksowego przeanalizowania.
Zobacz także:
- Najem mieszkań a opodatkowanie podatkiem vat
- Zakup mieszkania na firmę a VAT – co musisz wiedzieć?
- Ile kosztuje wynajem mieszkania w berlinie – poradnik 2023
- Ile kosztuje wynajęcie mieszkania w warszawie w 2023 roku
- Najem prywatny a podatek vat: rozliczenia i obowiązki 2023
