W przypadku kawiarni, restauracji i podobnych obiektów zakup ekspresu do kawy do lokalu można bez problemu zaliczyć do kosztów firmowych. Serwowanie napoju bezpośrednio przyczynia się do osiągnięcia przychodów i zabezpieczenia ich źródła na przyszłość. Kwestia rozliczenia wydatków poniesionych na sprzęt przez księgową zależy m.in. od ceny oraz podmiotu sprzedającego. Jeżeli ekspres do kawy na firmę kupuje przedsiębiorca, którego działalność nie polega na szeroko pojmowanej gastronomii, musi wykazać związek między wydatkiem a przychodami. Poczęstunek musi być uzasadniony celami biznesowymi, np. spotkaniami i negocjacjami z kontrahentami albo potrzebami pracowników. Zwiększanie własnej efektywności przez pobudzenie kawą będzie uznane za korzyść osobistą podatnika.
Ekspres do kawy na firmę kosztem uzyskania przychodu przedsiębiorcy. Rozliczanie kosztów podatkowych
Za koszt uzyskania, zachowania albo zabezpieczenia przychodu firmy można uznać każdy wydatek, który spełnia warunki opisane w ustawie o PIT. Organy podatkowe każdy przypadek oceniają indywidualnie – prawo nie tworzy zamkniętego katalogu wydatków, które można uznać za koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Aby zakup ekspresu do kawy na firmę pozwolił na obniżenie podatku dochodowego, muszą zaistnieć następujące przesłanki:
- przedsiębiorca poniósł wydatek związany z osiągnięciem wpływów, zachowaniem źródła przychodów lub zabezpieczeniem go na przyszłość;
- koszt został w odpowiedni sposób udokumentowany (faktura na dane firmowe – zwrot podatku VAT);
- wydatek ma charakter definitywny i rzeczywisty (nie doszło do zwrotu zakupionego towaru);
- koszty firmy poniesione w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów nie są wymienione wprost na liście wyjątków od kosztów podatkowych (art. 23 ustawy o podatku dochodowym).
Jeżeli wartość ekspresu do kawy przekracza 10 tys. zł – netto dla płatników podatku VAT, brutto w przypadku pozostałych przedsiębiorców – sprzęt należy ująć w ewidencji środków trwałych. Wtedy wydatku nie można bezpośrednio wrzucić w koszty, należy dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Roczna stawka amortyzacyjna to obecnie (stan na koniec 2022 roku) 20%. W przypadku bardziej zaawansowanych, automatycznych modeli, można ją zwiększyć do 25% – szybszy postęp technologiczny w jakiejś dziedzinie sprawia, że starsze ekspresy do kawy szybciej tracą na wartości. Sprzęt, który ma służyć wyłącznie potrzebom samego przedsiębiorcy w siedzibie firmy, nie może być ujęty w kosztach działalności.
W ocenie organów skarbowych zakup ekspresu do kawy na firmę nie jest kosztem reprezentacji
Co do zasady koszty reprezentacji nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Dlatego wielu przedsiębiorców zastanawia się przed zakupem ekspresu do kawy na firmę, czy taki wydatek nie będzie zakwalifikowany jako reprezentacyjny, a nie podatkowy. Definicja reprezentacji w prawie wciąż pozostaje niejednoznaczna. W przeszłości decydowały o tym m.in. okazałość wydatku, wywoływanie pozytywnego wrażenia oraz nieprzeciętna miara – potocznie „coś ekstra”. Aktualnie w orzeczeniach sądów i interpretacjach dyrektorów izb skarbowych o zakwalifikowaniu wydatku jako kosztu reprezentacji decydują:
- pokazywanie firmy w korzystnym świetle;
- kreowanie pozytywnego wizerunku;
- tworzenie dobrej atmosfery spotkań biznesowych.
Teoretycznie poczęstunek mógłby zostać uznany za element, który kreuje miłe relacje między kontrahentami. W praktyce jest nieco inaczej. Co do zasady zakup ekspresu do kawy na firmę stanowi koszt firmowy – o ile spełnia wymienione powyżej warunki – gdyż służy działalności biznesowej, a nie reprezentacji. Nowoczesny, okazały sprzęt do parzenia nie ma wpływu na wizerunek przedsiębiorstwa na zewnątrz.
Zobacz także:
- Odkurzacz na firmę – koszty uzyskania przychodu
- Thermomix na firmę – czy to możliwe?
- Zakup komputera na firmę [cnt-year] – co należy wiedzieć?
- Koszty niepodatkowe
- Smartwatch na firmę. Jak rozliczyć taki wydatek?
